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Bibliothèques de l'ULB > Cellules  > Acquisitions > Suivi des commandes

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Suivi des commandes

Le suivi des commandes diffère selon le type de documents commandés. En effet, les commandes des périodiques, des monographies et des suites sont gérées séparément de manière distincte. Cette page vous détaille les spécificités des suivis effectués :

 

 

 Les périodiques

 Les monographies

 Les suites

 

 

Les périodiques

La gestion des nouvelles commandes, des commandes de renouvellement et de la facturation des abonnements est centralisée au Secteur des Périodiques. Les fascicules de périodiques sont directement livrés à la bibliothèque ou au service qui en assume le contrôle.
La livraison des fascicules de périodiques pour une nouvelle année civile est subordonnée à l'envoi de l'avis de renouvellement d'une part, au paiement préalable auprès du fournisseur ou de l'éditeur d'autre part.

 

Dans le courant du mois d'octobre, le Secteur des Périodiques assure le renouvellement du portefeuille des périodiques pour l'année suivante par l'envoi des avis de renouvellement.
Si une bibliothèque ou un service ne souhaite pas renouveler un périodique pour l'année suivante, il doit impérativement nous envoyer un avis d'annulation avant le 30 septembre précédant l'année de renouvellement.

 

Plus de 70% des abonnements de périodiques de l'ULB sont gérés par la société SWETS, courtier en périodiques, qui garantit le renouvellement et le paiement anticipatif de nos abonnements auprès des éditeurs, ainsi que le suivi des réclamations de fascicules non reçus.

 

La livraison de nos périodiques est assurée de deux manières :

 

  • Livraison directe par les éditeurs

    Les périodiques gérés par SWETS sont directement livrés par les éditeurs auprès des bibliothèques.

  • Livraison par le service de consolidation FAST de SWETS

    Les périodiques nord américains sont envoyés directement au bureau régional de SWETS qui assure le contrôle des fascicules envoyés et réclame les numéros manquants. Les fascicules sont ensuite envoyés, chaque semaine, aux différentes bibliothèques et services de l'Université, qui ne doivent dès lors plus se soucier de la gestion des fascicules manquants.

 

Pour tout renseignement

BRUNEAU, FABIENNE

Université Libre de Bruxelles - Archives & Bibliothèques
CGB - Acquisitions
Avenue F. Roosevelt 50 - CP 180. Campus du Solbosch : Bâtiment A, 1er étage, local AX2.305.
1050 Bruxelles
Tél : 02/650.41.42 - Fax : 02/650.23.81
 fbruneauulb.ac.be

 

Les monographies

Le suivi des commandes en cours est assuré par le contrôle et l'encodage des notes des fournisseurs et par l'envoi de ces informations aux demandeurs.
Une politique de rappels automatiques a été définie dans le système de gestion de bibliothèque, Unicorn.

Les rappels expédiés aux fournisseurs se font suivant des mécanismes automatisés permettant un envoi systématique et hebdomadaire.

 

La politique des rappels est modulée selon deux types de commandes :

 

  • Les commandes normales de monographies

envoi du 1er rappel :

2 mois après la date de commande (fournisseurs belges)

3 mois (fournisseurs étrangers)

envoi du 2e rappel :

4 mois après le 1er rappel (fournisseurs belges et étrangers)

envoi du 3e rappel :

4 mois après le 2e rappel (fournisseurs belges et étrangers)

Annulation, selon le cas, 2 mois après le 3e rappel.

Ainsi, la commande reste active entre 12 et 13 mois.

 

  • Les commandes urgentes de monographies

envoi du 1er rappel :

1 mois après la date de commande (fournisseurs belges)

2 mois (fournisseurs étrangers)

envoi du 2e rappel :

3 mois après le 1er rappel (fournisseurs belges et étrangers)

envoi du 3e rappel :

3 mois après le 2e rappel (fournisseurs belges et étrangers)

Annulation, selon le cas, 2 mois après le 3e rappel.

 

Ainsi, la commande reste active entre 8 et 9 mois.

 

 

Pour tout renseignement

COPPENS, MARTINE

Université Libre de Bruxelles - Archives & Bibliothèques
CGB - Acquisitions
Avenue F. Roosevelt 50 - CP 180. Campus du Solbosch : Bâtiment A, 1er étage, local AX2.204A.
1050 Bruxelles
Tél : 02/650.41.46 - Fax : 02/650.41.46
 mcoppensulb.ac.be

 

Les suites

Le suivi des commandes en ordre permanent est assuré par une vérification annuelle de l'état des collections dans les CD-ROM bibliographiques, les catalogues d'éditeurs et sur Internet.
La gestion des rappels auprès des fournisseurs se fait selon la fréquence de publication des collections, soit tous les 6 mois, soit annuellement.

 

Pour tout renseignement

BALDI, LUISA

Université Libre de Bruxelles - Archives & Bibliothèques
CGB - Acquisitions
Avenue F. Roosevelt 50 - CP 180. Campus du Solbosch : Bâtiment A, 1er étage, local AX2.101.
1050 Bruxelles

 

 
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Dernière mise à jour : 22 novembre 2011